Standardbetingelser for festudlejning

Standardvilkår for festudlejning hos FO-Aarhus, som skal accepteres ved booking

 

Husk at oplyse lejekontraktens/fakturaens nummer i forbindelse med betaling og alle henvendelser. Husk at man kun kan få nøglen udleveret mod fremvisning af kvittering.

Henvendelser:

Emne

Navn

Tlf.

Mail

Kontrakter/booking/ændringer/afmelding

Inge Madsen

Marianne Rosell

87 46 45 30

87 46 45 52

im@fo-aarhus.dk

mr@fo-aarhus.dk

Rengøring, fremvisning, nøgler, p-gæstekort

Bent Nielsen

22 20 49 58

ben@fo-aarhus.dk

EDB, internet, kopiering (mindst en uge i forvejen)

André Lynard

28 49 96 46

aly@fo-aarhus.dk

 

Betaling, returnering af depositum

Desirée Nyborg

87 46 45 49

den@fo-aarhus.dk

 

Afbestilling og ændring

Afbestilling af lejemålet kan uden beregning ske skriftligt senest 3 måneder før første lejedag. (Se dog gebyr for ændringer nedenfor). Ved afbestilling af hele lejemålet mindre end 3 måneder før første lejedag beholder udlejer hele lejebeløbet, så kun nøgle- og rengøringsdepositum + beløb til el, vand og varme betales tilbage.)

Hvis lejemålet er booket mindre end 3 måneder før festen, er der 14 dages fortrydelsesret fra booking-datoen. Hvis der bookes festlokale mindre end 14 dage før lejemålet, kan det ikke opsiges. Afbestillingsfristen er altid lig med betalingsfristen.

Alle aftaler om ændringer af lejetidspunkter og lokaler samt evt. ekstraydelser fra pedeller SKAL være skriftlige.

NB. Husk at afbestilling altid skal ske skriftligt (gerne via mail). Det er altså ikke nok blot at undlade at sende kontrakten retur med underskrift.

Udlejer forbeholder sig ret til at opsige lejemålet i forbindelse med en delvis afbestilling eller udsættelse fra lejer. Lejer får i så fald straks besked.

Desuden forbeholder udlejer sig ret til at slette bookingen, hvis underskrevet lejekontrakt samt fulde betaling ikke er os i hænde senest 3 måneder før første lejedag, eller senest 14 dage efter modtagelse af kontrakt, når bookingen er sket mindre end 3 måneder før første lejedag.

Udlejer har det generelle forbehold, at vi ved evt. salg af den pågældende bygning/del af bygning har ret til at opsige lejemålet med 6 måneders varsel.

Gebyr for ændringer (f.eks. ændring af datoer, ønske om flere timer, tilkøb af udstyr) i en allerede udsendt kontrakt er 250 kr. (Hvis ikke lejer skriftligt - gerne pr. mail - har henvendt sig til Torben Dreier/Inge Madsen med ønske om ændringer i bookingen, vil den oprindeligt underskrevne kontrakt være gældende, når der faktureres).

Torben Dreier: td@fo-aarhus.dk.   Inge Madsen: im@fo-aarhus.dk.

 

Lokalet/lokalerne

Det er ikke tilladt at inddrage gangarealer i lejemålet, heller ikke til opmagasinering af møbler, affald eller lign.

Lejer giver selv brugerne af Café Nicolai besked om at det er indgang A, der skal bruges og at de skal benytte cykelstativerne til parkering af cykler.

Der må kun hænges plakater og sedler op på opslagstavlerne i huset – ikke på døre og vægge. Og de skal fjernes igen, når lejer forlader lokalerne sidste gang.

Ved offentlig annoncering af arrangementer, der afholdes i FO-Aarhus’ lokaler, skal det tydeligt fremgå, hvem der er initiativtager og ansvarlig for arrangementet, og hvortil eventuelle spørgsmål kan rettes.

Det lejede må kun benyttes til de formål, i de tidsrum og på de vilkår, som er aftalt i nærværende kontrakt. Udlejer forbeholder sig ret til at opsige lejemålet med 6 måneders varsel i tilfælde af salg af bygningen eller fuldtidsudlejning af lokalet/lokalerne.

 

Pris

Prisen er sat så lavt, fordi vores lokaler bliver brugt og dermed slidt af mange personer hver dag, så der kan forekomme en ridse i et par stole eller en revne i en rude i de perioder, hvor vores pedeller må prioritere andre opgaver.

Der betales pr. fest 250 kr. for vandforbrug og 150 kr. for elforbrug, hvis der lejes køkken. I vinterhalvåret 1. okt. - 31. marts betales 200 kr. i varme pr. påbegyndt lejeinterval i weekender.

Når lokale 1.05 udlejes til fester, tager vi 5.000 kr. i depositum (vedr. nøgle og evt. ødelæggelser). Hvis der, som vi desværre har oplevet nogle gange efterhånden, skulle vise sig, at lokalet er hærget eller inventar er ødelagt efter en fest: gulvet er blevet misfarvet (af vin, konfetti, serpentiner, bordbomber o.lign.), borde, stole og vægge er afleveret beskidte, beholder vi min. 2.000 kr. af depositum til dækning af hærg. Vi tager fortsat betaling for ødelagte ting.

(NB. Der kan gå op til 14 dage efter evt. afbestilling eller efter arrangementet/aflevering af nøgle, før man får tilbagebetaling af depositum.)

 

Rengøring

Lejer betaler minimum 1.230 kr. for rengøring. Er der meget beskidt og rodet efter festen og det tager længere tid end vi almindeligvis beregner til at gøre rent, opkræver vi efterfølgende betaling for ekstra timer á 410 kr.

Lejer skal aflevere lejemålet på følgende måde:

Café Nicolai:

- afrydning og afvaskning af borde samt stole

- bordene sættes på plads (se opstilling på døren til serviceskabet)

- stolene sættes op på bordene

- fjernelse af flasker/affald (benyt containerne i gården)

- gulvet skal grovfejes

Køkken:

- opvask og optælling af alt lejet service, som herefter placeres i serviceskabet

- madvarer og affald fjernes (benyt containerne i gården)

- kaffemaskine tømmes og rengøres

- evt. udlånt køkkengrej rengøres og placeres på rullebord

- alle flader rengøres

- gulvet grovfejes

Lokale 1.05:

- afrydning og afvaskning af borde og stole

- borde og stole sættes på plads langs væggene

- gulvet grovfejes

 

Nøgler og alarm

Nøgler + alarmkode og –vejledning kan afhentes fredag ca. kl. 15.00 (i samme weekend som festen/arrangementet finder sted) hos FO-Aarhus’ pedeller (eller efter aftale), mod fremvisning af kvittering for indbetalt depositum og husleje: Ring i forvejen på tlf.nr. 22 20 49 58.

Hvis alarmen i huset skulle sætte i gang ved en fejl, mens I er i huset, SKAL I huske at ringe og afmelde alarmen som falsk (se vejledningen). Ellers skal I betale for en udrykning fra alarmselskabet, typisk omkring 2.000 kr. Hvis der i denne forbindelse tilkaldes pedel fra FO-Aarhus, udløser det regning på min. 3 pedeltimer.

I det hele taget må lejer kun ringe til pedellerne uden for deres arbejdstider, hvis der opstår en nødsituation. Og hvis situationen kræver at pedellen må køre af sted til adressen, udløser det ligeledes en regning på min. 3. pedeltimer.

Hvis nøgler ikke er returneret til FO-Aarhus senest førstkommende mandag efter arrangementets afholdelse, er lejer med sin underskrift på denne kontrakt indforstået med at betale for en omkodning af låse i det område, hvortil nøglen gælder.

 

Inventar og udstyr

Lejer betaler selvfølgelig erstatning for skader og hærværk, de evt. begår mod udlejers bygning og inventar. Men lejer skal være opmærksom på at de også er økonomisk ansvarlig for indendørs hærværk begået af udefrakommende personer, der måtte benytte sig af ulåste døre i lejeperioden. Hold derfor altid yderdørene låst og luk aldrig fremmede ind.

Der er bestik og service til 80 personer. Bestik og service forefindes i aflåst skab. Udleveret nøgle passer til dette skab. NB. på denne side kan du se en liste over nøjagtigt, hvad der forefindes af service i køkkenet: /lokaler/lokaleudlejning/festlokaler/ Alt, hvad man har brug for ud over det, der ikke er nævnt på listen, skal medbringes (f.eks. fade, skåle, gryder, pander, vaser, lystestager, skæreknive, grydeskeer, ta'-tøj …)

Borde og stole er inkl. i lejen.

Evt. leje af klaver: 410 kr. (vi garanterer ikke for at det er nystemt).

Lokalerne afleveres i samme stand og inventar-opstilling, som de modtages. Meddelelse om eventuelle mangler eller beskadigelse af lokaler og inventar skal hurtigst muligt gives til FO-Aarhus. Ansvaret for benyttelse af lokaler og inventar påhviler den, der har truffet aftale om leje/underskrevet lejekontrakten.

 

Optælling af service:

Ved lejemålets ophør tæller pedellen service op. Såfremt optællingen viser mangler, fratrækkes disse depositum.

NB. De få gryder, potter og pander, der står fremme i køkkenet må benyttes. Men bemærk at der ikke er nok til at lave mad til 80 personer. Man medbringer selv, hvad der måtte være nødvendig herudover. Klude, håndklæder samt viskestykker findes i køkkenet.

Der udleveres sammen med nøgle og optællingsliste over service en brugermappe med manualer for brug af køkkenmaskiner, oversigt over standardopstillingen af borde og stole i kantinen, optællingslister for service, husorden og regler for kantine/køkken m.v.

Hvis lejer ud over denne brugermappe + vedlagte husorden har brug for yderligere vejledning i brug af lokaler/maskiner/alarmer, bliver der faktureret 1 arbejdstime til vores pedel (410 kr.).

Der er rygeforbud i hele huset - også når der holdes fest.

 

Forsikring

Det er lejers ansvar at sørge for forsikring af egne ejendele, der medbringes/placeres i lokalerne, da udlejers forsikring kun dækker bygninger og udlejers løsøre.

I lokaler med trægulve er det lejers forpligtelse at sørge for at der ved dans og bevægelsesfag ikke bruges sko, der kan påføre gulvene skader, f.eks. sorte streger og trykmærker efter stilet- eller andre hæle. Lejer er i sådanne tilfælde ansvarlig for genopretning af gulvenes stand.

Som bruger af husets lokaler er man ifølge loven: "erstatningspligtig for skader som forvoldes ved uforsvarlig adfærd af ham selv, hans husstand, eller andre som han har givet adgang til det lånte." Det vil sige, at du som underskrivende bruger også er ansvarlig for skader, som dine gæster forvolder.

Hvis lejer er en selvstændig virksomhed påhviler ethvert ansvar som måtte påfalde lejer i forbindelse med udførelse af virksomhed i lokalerne lejeren. (Et eksempel: Hvis en danseskole lejer en sal og slutter af med at vaske gulv, men glemmer at sætte et skilt op, der advarer om at gulvet er glat, så hæfter danseskolen for eventuelle skader, der måtte opstå som følge af det glatte gulv).

 

Husorden

Læs og udskriv gerne husordenen til dig selv og øvrige medansvarlige for arrangementet: /lokaler/generelle-lejevilkaar/husorden/.

Især afsnittet om køkken/kantine forventes læst, inden lejemålet træder i kraft.

Vi prøver at lave så professionelle kontrakter og husordener som muligt, der tager højde for alle eventuelle situationer, men vi er jo altid afhængige af lejernes gode opførsel, for at udlejningen kan blive en succes for alle husets brugere. Vi står gerne på pinde for at hjælpe med at løse problemer, men forventer at husorden og kontrakt bliver overholdt og at oprydning, rengøring og opførsel fra lejeres side lever op til almindelig, acceptabel standard. Hvis vi får berettigede klager fra andre lejere over jeres fest, og hvor jeres opførsel har forårsaget gener for andre i huset, forbeholder vi os ret til at nægte jer adgang til at leje vores lokaler igen.

Ved fester, hvor alle eller nogle af deltagere er under 18 år, skal der altid være voksne til stede under hele festen inkl. oprydningen, som er ansvarlige for god ro og orden og at der ikke bliver øvet hærværk af nogen art.

Vi har desværre så dårlige erfaringer med larm og hærværk ved efterskolefester og folkeskole-afslutningsfester for 9.-10. klasser, at vi ser os nødsaget til at nægte disse at leje vores lokaler til fester. Vi beklager på denne måde at måtte sige nej også til dem, der faktisk godt kan opføre sig ordenligt - men vi ser ingen anden udvej, end at nægte adgang generelt for disse grupper af lejere. Lejere må derfor være forberedt på, at de kan blive ringet op og spurgt, hvem festens målgruppe er, hvis vi er i tvivl. Hvis man lejer vores lokaler til fester under falske forudsætninger ved at opgive en anden end den faktiske målgruppe og/eller type af fest, tilbageholder vi depositum. Det samme forbeholder vi os ret til, hvis vi får klager fra naboerne over larm fra festen.

Vær opmærksom på at der ligesom på hoteller, kursusejendomme m.v. godt kan være flere fester i samme bygning. Tag derfor hensyn til hinanden på fællesarealerne og når det gælder musikafspilning og støj i øvrigt. Alle vinduer og døre skal være lukkede, når der larmes og spilles musik (også af hensyn til naboer i området). Desuden må festen under ingen omstændigheder rykkes udendørs og personer, f.eks. rygere, der opholder sig i gården under festen må ikke råbe og larme eller f.eks. bruge tågehorn eller lign. Vær ligeledes opmærksom på ikke at larme under oprydningen efter festen, hvad enten den foregår om natten eller næste morgen. Alt sammen af hensyn til beboerne i de omkringliggende bygninger.

Café Nicolai er udstyret med en lydspærre. Dette betyder, at såfremt der spilles så høj musik, at de 3 røde indikatorer på lydspærren lyser, afbrydes strømmen i alle stikkontakter i Café Nicolai i 5 minutter og dermed også til det benyttede musikanlæg/udstyr.

Såfremt vinduerne åbnes i Café Nicolai, afbrydes strømmen ligeledes omgående i alle stikkontakter og er afbrudt så længe et vindue er åbent. Hvis yderdøren (indgang A) står åben i mere end 2 minutter, afbrydes strømmen ligeledes.

 

Lokalerne er ikke godkendt til overnatning ifølge brandmyndighederne.

 

Lejer er ansvarlig for at tjekke aftalerne i kontrakten er i overensstemmelse med lejers ønsker og lejers booking på FO-Aarhus’ booking-hjemmeside.

 

Tegning

På dette link findes både tegning og foto af Folkeoplysningens Hus til f.eks. at trykke i sine festindbydelser, hvis man måtte ønske det:

http://fo-aarhus.dk/Lokaler_udstyr/FO%20Byen%20tegninger.aspx

På nedenstående hjemmeside kan man finde samme tegninger, men med pile til de forskellige døre. Desuden link til Google, hvor man let og hurtigt kan få en rutebeskrivelse fra sit hjem til Folkeoplysningens Hus:

/Lokaler_udstyr/Tegninger%20med%20pile.aspx

 

Trådløst netværk

Hvis du vil benytte dig af det trådløse netværk i FO-byen, skal du bruge koden:

FolkeOplysning

 

QR-koder til at finde vej til lokalerne

http://fo-byen.dk/fo-guiden/